Buchungsablauf einer Klassenfahrt
Klassenfahrt planen und durchführen – Ihr Leitfaden in 6 Schritten
Eine Klassenfahrt zu organisieren kann eine spannende, aber auch herausfordernde Aufgabe sein. Damit Ihre Reise reibungslos verläuft, haben wir bei Klühspies einen klaren und gut strukturierten Ablauf von der Buchung bis zur Rückkehr. Jeder Schritt ist entscheidend für ein gelungenes Erlebnis. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Klassenfahrt ohne Stress und mit voller Vorfreude auf Ihre Schülerinnen und Schüler bei uns buchen können.
Angebote einholen
Für eine ganze Klasse eine Klassenfahrt zu buchen ist immer ein aufregender Schritt. Doch wir von Klühspies bieten Ihnen als einer der führenden Reiseveranstalter für Klassenfahrten die Sicherheiten und Flexibilität, die Sie benötigen.
Fragen Sie zunächst ein unverbindliches Angebot bei uns an. Hierzu wählen Sie einfach Ihre gewünschte Reise (bis zu drei Reiseziele sind möglich) aus. Im Warenkorb werden diese gesammelt. Anschließend füllen Sie das Anfrageformular mit Ihren Gruppendetails aus und senden uns dieses zu. Gerne nehmen wir Ihre Anfrage auch telefonisch auf. Gerade wenn Sie das Reiseziel noch nicht genau festgelegt haben, können Sie von wertvollen Tipps unserer Reiseexperten profitieren. Jede Gruppe ist individuell, daher gehen wir auch auf die einzelnen Wünsche ein. Flexibilität wird bei Klühspies groß geschrieben.
Folgende Details benötigen wir, um Ihnen ein passendes Angebot erstellen zu können:
- Reisetermin: Oft gibt es von der Schule vorgegebene Zeiträume, in denen die Klassenfahrten stattfinden sollen. Dies ist abhängig von Projekttagen, Klausurterminen oder Schulfesten, die nicht miteinander kollidieren sollten.
- Teilnehmerzahl: Schüleranzahl + Anzahl der Begleitpersonen. Sind Ihnen schon Abgänge oder Neuzugänge bekannt?
- Alter der Schülerinnen und Schüler
- Schuldaten / Abfahrtsort
Unverbindliches Angebot erhalten
Sie haben uns die wichtigsten Angaben zugesandt? Super! Dann erhalten Sie von Klühspies Ihr unverbindliches Angebot. Per Mail senden wir Ihnen neben unserem Reiseangebot Informationen zum Zielgebiet und zur Reiserücktrittversicherung zu. Gerne reservieren wir Ihre Wunschunterkunft für einige Tage. Bis dahin haben Sie Zeit mit den Schülerinnen und Schülern zu sprechen und einen Elternabend einzuberufen.
Bei den Classic-Produkten unserer Ski-Klassenfahrten gibt es eine Besonderheit. Senden Sie uns bis zum 1. April des Vorjahres Ihre unverbindliche Voranmeldung für die folgende Wintersaison. Planen Sie zum Beispiel für den Winter 2026 eine Ski-Klassenfahrt für Ihre Schule, senden Sie uns bis zum 1. April 2025 Ihre unverbindliche Voranmeldung per Mail, Fax oder Post zu. Wir planen dann schon einmal vorläufig mit Ihrem Wunschtermin und Wunschunterkunft. Natürlich müssen auch wir etwas organisieren und planen – sind wir unseren Häusern aufgrund des günstigen Preises quasi zur Vollbelegung verpflichtet. Wir nehmen dann ab Mitte April Kontakt zu Ihnen auf und besprechen sodann alles Weitere für Ihr geplantes Skilager.
Klassenfahrt buchen – Ablauf und Verbindlichkeit
Der Buchungsprozess unterscheidet sich je nach Art der Klassenfahrt. Für Aktiv- und Ski-Klassenfahrten bieten wir Ihnen eine unverbindliche Voranmeldung an. Bei Städte-Klassenfahrten gilt Ihre Anmeldung hingegen als verbindliche Buchung und unterliegt unseren üblichen Stornierungsbedingungen.
Bitte beachten Sie daher folgende Unterscheidung:
Aktiv- und Ski-Klassenfahrten: Unverbindlich anmelden & risikolos planen
Für Aktiv- und Ski-Klassenfahrten ermöglicht unser kulantes Buchungsverfahren Ihnen eine risikolose Anmeldung. Nach Ihrer Zusage buchen wir die Unterkunft fest für Ihre Gruppe. Jetzt sollten Sie folgende Dinge klären bzw. einholen:
- Elternabend einberufen (sofern noch nicht vorher geschehen)
- Einverständniserklärung der Eltern bzw. Erziehungsberechtigten einholen
- Zahlungsfristen besprechen → den Eltern Ratenzahlung anbieten, die 1. Rate sollten Sie möglichst innerhalb der ersten vier Wochen anfordern.
- Genehmigung durch die Schulleitung einholen
Sobald alle Genehmigungen vorliegen, senden Sie uns die verbindliche Anmeldung mit Unterschrift und Schulstempel zu. Bis zu diesem Zeitpunkt kann die Reise kostenlos storniert werden. Damit entsteht für Sie kein finanzielles Risiko bei Buchung Ihrer Klassenfahrt. Mit Eingang der verbindlichen Anmeldung kommt der Reisevertrag bindend für beide Seiten zustande.
Anschließend übernehmen wir alle organisatorischen Schritte im Hintergrund: Transferplanung, Abstimmung mit der Unterkunft, Programmorganisation, Terminplanung usw. Ganz ohne Ihre Hilfe geht es jedoch nicht: Fehlende Unterlagen wie z. B. Teilnehmerlisten, Skiverleihlisten oder ähnliche Dokumente fordern wir zum gegebenen Zeitpunkt bei Ihnen an.
Städte-Klassenfahrten:
Anmeldung = verbindliche Buchung
Bei Städte-Klassenfahrten entfällt die unverbindliche Voranmeldung. Sobald Sie uns das Buchungsformular senden, wird diese Buchung für Ihre Schule verbindlich. Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie von unserem Angebot kostenlos zurücktreten.
Daher empfehlen wir, die wichtigsten Punkte bereits in der Angebotsphase abzuklären:
- Eltern informieren und Einverständnisse einholen
- Genehmigung der Schulleitung sicherstellen
- Zahlungsabläufe intern abstimmen
Nach Eingang Ihrer Buchung starten wir direkt mit der Organisation: Wir koordinieren Transfers, Programme und Termine, halten Sie bei Unterkunftsdetails auf dem Laufenden und fordern notwendige Dokumente Ihrer Klasse zum passenden Zeitpunkt an.
Reiseunterlagen – optimale Vorbereitung Ihrer Klassenfahrt
Wenn Sie Ihre Klassenfahrt bei Klühspies buchen, erhalten Sie einige Wochen vor der Reise von uns Ihre Reiseunterlagen. Diese erhalten Sie mit allen wichtigen Dokumenten, die Sie für die Klassenfahrt benötigen, per Mail. Hier werden alle wesentlichen organisatorischen Fragen vorab besprochen oder vereinfacht, damit Probleme gar nicht erst entstehen können.
Ihr wichtigstes Dokument: Der Voucher. Hiermit ist eine bargeldlose Abwicklung Ihrer Leistungen (Übernachtung, Bus, Skipass, Programm, Verpflegung) im Zielgebiet möglich. Den Voucher müssen Sie bei einigen Leistungspartnern vor Ort vorzeigen und gegenzeichnen lassen, damit dieser am Ende der Reise korrekt verrechnet werden kann. Daher bitten wir Sie jederzeit Ihren Voucher in gedruckter Variante dabei zu haben.
Außerdem erhalten Sie Details über all Ihre gebuchten Leistungen. Für die An- und Abreise finden Sie unter anderem Abfahrtzeiten, Treffpunkte, Hinweise zur Busfahrt und Verhaltensregeln. Diese sollten Sie im Vorfeld bereits mit den Schülerinnen und Schülern und deren Eltern besprechen.
Wann haben Sie während Ihrer Klassenfahrt wo zu sein? Die gebuchten Programmpunkte wurden von Klühspies aufeinander abgestimmt organisiert. Treffpunkte, Uhrzeiten und weitere Informationen stellen wir für Ihre Gruppe individuell zusammen, damit vor Ort ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden kann. Weitere Ideen für Ihre Programmgestaltung legen wir Ihren Unterlagen ebenfalls bei.
Für unsere Wintergruppen haben wir genaustens den Ablauf der Skipassausgabe notiert, damit Sie mit Ihrer Gruppe schnellstmöglich und sicher auf die Skipiste kommen. Zudem finden Sie Informationen zum Skibus, sollte ein Transfer für Ihre Gruppe notwendig sein.
Sicher auf der Reise
Um die gebuchten Leistungen zu erhalten, müssen Sie während der Reise nur noch Ihren digitalen Voucher bei unseren Leistungspartnern vorlegen – bargeldlos und unkompliziert!
Und sollten doch einmal Schwierigkeiten auftauchen, sind wir für Sie da. Dank unseres 24-Stunden-Notruf-Services stehen wir Ihnen als Ansprechpartner bei Notfällen und gravierenden Problemen jederzeit zur Verfügung.
Über 40 Jahre Erfahrung bei der Planung von Klassenfahrten zeugen von gut durchdachten Reiseabläufen. Die meisten unserer Partner im Zielgebiet kennen wir persönlich. Regelmäßige Besuche sind uns wichtig, damit wir stets auf dem aktuellen Stand sind und Sie bestmöglich beraten können. Unsere Stamm-Busunternehmen nehmen an regelmäßigen Fahrerschulungen teil, sodass der Reiseablauf zwischen Leistungspartner und Klühspies perfekt aufeinander abgestimmt werden kann.
Überzeugen Sie sich selbst!
Nach der Reise
Auch die schönste Reise muss einmal zu Ende gehen. Der Zusammenhalt der Klasse wurde auf der Klassenfahrt gestärkt, die Schüler schwelgen in Erinnerung an eine tolle Reise und Sie sind alle gut zurückgekehrt? Jetzt fehlt nur noch die Endabrechnung, um die letzte Klassenfahrt abzuschließen.
Bitte senden Sie uns den ausgefüllten Voucher (mit der tatsächlichen Teilnehmerzahl und ggf. geänderten Leistungen) umgehend nach der Reise zurück – am einfachsten und schnellsten digital per Mail. Daraufhin erstellen wir Ihre Endabrechnung und senden Ihnen diese zeitnah zu.
Um an Ihren persönlichen Erfahrungen der zurückliegenden Klassenfahrt teilhaben zu können, freuen wir uns über die Rücksendung Ihres Bewertungsbogens. Diesen erhalten Sie ebenfalls mit Ihrer Reiseunterlagen-Mail. So haben wir die Möglichkeit uns als Unternehmen ständig weiterzuentwickeln und unsere Produkte im Sinne unserer Kunden immer wieder zu optimieren.
