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Organisation einer Klassenfahrt

Eine Klassenfahrt ist das Highlight der Schüler in jedem Schuljahr. Doch vor einer erlebnisreichen Reise steht den begleitenden Lehrern jede Menge Organisationsaufwand bevor. Wie kommen wir am besten zu unserem Ziel? Wo wohnen wir und was wollen wir vor Ort unternehmen? Damit Sie sich als Lehrperson weiterhin voll auf Ihren Schulalltag konzentrieren können, unterstützen wir Sie bei der Detailplanung für Ihre Klassenfahrt. Teilnehmerzahländerungen, Verpflegung, Programmzubuchungen oder -stornierungen sowie die Abwicklung der einzelnen Bausteine übernehmen wir für Sie. Das gibt Ihnen Sicherheit und erspart viel Zeit.

Vorbereitung Klassenfahrt

Bereits im Vorfeld der Reise bedarf es der Organisation vieler Dinge. Um bestens vorbereitet auf Klassenfahrt zu gehen, haben wir für Sie eine Checkliste zusammengestellt.

Schulinterne Absprachen:

  • Reisetermin festlegen
  • Genehmigung bei der Schulleitung einholen
  • Anzahl der Begleitpersonen erfragen
  • Lernziele für die Klassenfahrt festlegen
  • Budget der Reise besprechen
  • Richtlinien zu Schulwanderungen und Exkursionen des jeweiligen Landes lesen
  • Schulbescheinigung mit Teilnehmerliste erstellen

Absprachen mit den Eltern:

  • 2 Elternabende einberufen 
    • 1. Elternabend um über die bevorstehende Klassenfahrt zu informieren (Reisetermin, Kosten inkl. Taschengeld, Ziel vorstellen) und Einverständniserklärung der Eltern einzuholen
    • 2. Elternabend um die Detailabsprachen vorzunehmen (Abreisezeiten, Packlisten, geplantes Programm)
  • Reiseversicherung abfragen
  • Möglichkeiten der Finanzierung besprechen
  • Anträge auf Zuschüsse stellen (Jobcenter, Gemeinde, Förderverein)
  • Essensbesonderheiten und Allergien bzw. chronische Erkrankungen der Kinder klären

Absprachen mit den Schülern:

  • Aktionen zur Unterstützung der Finanzierung (Flohmarkt, Kuchenverkauf, Spendenaktion)
  • Gemeinsame Programmplanung für die Klassenfahrt
  • Erinnerungsheft / Klassenfahrtbericht / Reisezeitung gestalten
  • Verhaltensregeln besprechen
  • Essensbesonderheiten und Allergien erfragen 

Während der Reise

Die Klassenfahrt ist in vollem Gange und plötzlichen treten unerwartet Schwierigkeiten auf? Klühspies steht Ihnen während der Schulfahrt auch außerhalb der Geschäftszeiten rund um die Uhr zur Verfügung. Über unser 24-Stunden-Notfall-Telefon helfen Ihnen unsere Mitarbeiter im Notfall gerne weiter.

Zudem arbeiten wir mit langjährigen Partneragenturen im Ausland zusammen, sodass Sie mit Ihrer Gruppe vor Ort auch einen kompetenten Ansprechpartner haben.

Nach der Reise

Auch die Abrechnung möchten wir Ihnen von Klühspies erleichtern. Sie zahlen einen Gesamtbetrag an Klühspies, ohne die Kosten der einzelnen Leistungspartner vor Ort begleichen zu müssen. Und das Beste: Erst 3 Wochen vor Fahrtantritt ist eine Anzahlung in Höhe von 80% fällig (eine vorherige Anzahlung ist nicht notwendig!). Bis dahin haben Sie ausreichend Zeit, das Geld der Schüler einzusammeln.

Bei Fragen sind unsere Reiseexperten gerne für Sie da.

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